ネットのコラムを読んでいたら、仕事ができる人になるためのアドバイスが書いてあった。しかしこれを真似をしたら「仕事ができない人」を増やすであろうと考える。こんなことを本気で言っている人に限って、他人はこの人をできない奴だと思っているのではないだろうか。
できる人になるためには、自分の大事な作業を優先してメールの確認作業等で一時的な作業中断が生じる可能性があるものは、後回しにするのがよいやり方だという内容だった。
できる人とは求められている作業の優先順位を常に気にかけ、刻々と変化する状況を見据えて処理する順序や手順を適宜調整、そのうえで優先度が高い課題から素早く解決していく人であると考えている。
そもそも自分ができない人間だと思っている（周りの人は思っていなくても）人は、物事の優先順位が明確に自分で考えられない人もいるであろう。しかしここが重要なポイントであり、自分自身で優先度を判断できる能力を高めていくことが仕事を円滑に進めていくために絶対条件であろう。
仕事を行っている状況は周りを含めて、知らず知らずに刻一刻と変化しているものである。しかしその途中で入るはずの情報にアンテナを張っていない場合、どちらに曲がっているかわからない暗がりのトンネルで、懐中電灯も付けずに目をつぶったまま走る行為と同じである。
周りで認められる「仕事ができる人」とは、みなさんメールの返信が的確で早い人物だ。そもそも困ったときに話を聞いてくれない人間が頼りにされることは少ないだろう。自分の仕事を早くやるために、他の処理をほったらかしにしたり犠牲にしてよいと教える気持ちがわからない。仕事とはそんな簡単なものでないと肝に銘じて続けることで、自分なりの工夫が生まれて上達するものである。
周囲からの連絡や状況変化を見ないようにしてしまうと、本人は効率よく働いているつもりでも、周囲からは「反応が遅い人」「判断が遅い人」「相談しにくい人」と見られてしまう。
会社における仕事は、自分一人の作業だけで完結するものではない。上司、部下、同僚、取引先、顧客、関係部署など、複数の人との関係の中で動いている。
その中で、自分の作業だけを守ることが、本当に「仕事ができる人」の条件なのだろうか。今回はそんなふと考えたのでブログに記載することにした。
ネット記事が役立たないことも多いと感じるとともに、こういった安直な考えを信じる人が出てしまうであろうことが残念だ。コラムや記事を書く人は、読んで欲しいがための『ためにならない情報』は書かないでほしいと切に願うばかりである。
ネット上の仕事術は、分かりやすく書かれている。
「朝はメールを見ない」
「午前中は自分の重要な仕事に集中する」
「他人の依頼に振り回されない」
こうした考え方は、たしかに使い方によっては有効である。
特に、自分一人で完結する作業や、集中して考える時間を確保しなければならない仕事では、外部からの割り込みを減らす工夫は必要になる。
しかし、問題はそれをすべての仕事に当てはめてしまうことである。
仕事の種類、立場、責任範囲、周囲との関係によって、正しい行動は変わる。
若手社員、担当者、主任、管理職、経営者では、求められる動き方も違う。
担当者としては自分の作業を早く進めることが大切でも、管理職やリーダーになると、自分の作業より周囲の仕事を止めないことの方が重要になる場面も多い。
つまり、ネット記事に書かれている仕事術は、誰にでも同じように当てはまるわけではない。
仕事ができる人は、情報をそのまま信じるのではなく、自分の職場、自分の立場、自分の役割に合わせて取捨選択している。
仕事ができる人は、優先順位を決める。
しかし、それ以上に大切なのは、一度決めた優先順位を固定しないことである。
朝の時点では重要だった仕事が、昼には後回しでよくなることがある。
昨日までは急ぎではなかった確認が、今日になって最優先になることもある。
顧客からの連絡、上司の判断、現場の状況、他部署の都合によって、仕事の優先順位は常に変わる。
その変化に気づかず、朝決めた予定だけを守ろうとすると、本人は真面目に働いているつもりでも、組織全体ではズレた動きになってしまう。
仕事ができない人ほど、最初に決めた順番にこだわる。
「今日はこの資料を作る予定だった」
「今は集中する時間だから連絡は見ない」
「自分の作業が終わってから確認する」
こうした姿勢が悪いわけではない。
しかし、状況が変わっているのに気づかないまま続けてしまうことが問題である。
仕事ができる人は、予定を立てる。
そして、その予定を必要に応じて変える。
この切り替えができる人ほど、周囲から信頼される。
メールやチャットを常に見続ける必要はない。実際、常に見続けていたら仕事にならないだろう。
通知に振り回されすぎれば、自分の集中力は落ちる。しかし、「だからメールは後回しでよい」と単純に考えるのは危険である。
メールやチャットには、仕事の前提を変える情報が含まれていることがある。日程変更、条件変更、追加依頼、緊急連絡、判断待ち、確認依頼。
これらを長時間見ないまま作業を進めると、後で大きな手戻りが発生することがある。
自分では効率よく資料を作っていたつもりでも、途中で条件が変わっていれば、その作業は無駄になるかもしれない。また、自分の返事を待っている人がいる場合、メールを放置することで周囲の仕事まで止めてしまう。
仕事ができる人は、すべてのメールに即返信する人ではない。重要なのは、すぐ返すべき連絡と、後でよい連絡を素早く見分けることだ。
すぐ判断できるものは早く返す。
確認が必要なものは、いつ返せるかを伝える。
自分で抱える必要がないものは、適切な人に回す。
仕事ができる人は、メールを見ないのではない。メールに支配されず、必要な情報だけを拾っているのである。
職場で信頼される人は、返信が的確で早い。これは、何でも即答するという意味ではない。
相手の不安を早く消せる人が、信頼されるということである。仕事で困るのは、回答が遅いことだけではない。相手がどう動くつもりなのか分からない時間が長くなることが問題である。
すぐに結論を出せない内容であっても、次のように返すことはできる。
このような一言があるだけで、相手は安心する。
逆に、完全な回答を出すまで沈黙する人は、本人が真面目に考えていても、周囲からは「作業を止めている人」に見えてしまう。
仕事ができる人は、完璧な回答を出す前に必要なリアクションができる。
これが相手の信頼につながるのではないだろうか。
仕事ができる人は、自分の作業だけを見ていない。
・作業が、誰の仕事につながっているのか。
・返事をしないことで、誰が困るのか。
・早く判断すれば、誰の仕事が進むのか。
そこまで無意識に考えている。
だから、仕事ができる人は「連絡が来ると作業が邪魔される」とだけ考えない。もちろん、すべての連絡にすぐ対応する必要はない。
しかし、周囲からの相談や確認は仕事を前に進めるために必要な情報でもある。それを邪魔扱いしてしまうと、だんだん人は相談しなくなる。
相談されなくなると、一見静かに仕事ができるように見える。
しかし実際には、重要な情報が自分に入ってこなくなる。これは非常に危険である。仕事ができる人には、必要な情報が自然と集まってくる。
なぜなら、周囲が「この人に聞けば返ってくる」「この人なら判断してくれる」と思っているからである。
仕事術では、よく集中力が強調される。しかし、実際の職場で差がつくのは、集中力だけではない。
むしろ、判断力で差がつく。
・今すぐやるべきか。
・後でよいのか。
・自分で判断すべきか。
・上司に確認すべきか。
・完璧に仕上げてから出すべきか。
・まず方向性だけ確認すべきか。
仕事ができる人は、こうした判断が速い。
判断が速いから結果的に仕事も速くなる。逆に、判断が遅い人はいくら作業時間を確保しても仕事が進まない。
間違った方向に集中してしまえば、後でやり直しになる。仕事の効率とは作業を速くすることだけではない。
間違った作業をしないことも大きな効率化である。
仕事ができる人は、次のような行動を避けている。
これらは、本人に悪気がなくても評価を下げる。特に「忙しいから返信できない」は、周囲の人の立場からみると理解を得られることは稀である。
忙しい人ほど、何を優先するかが問われるからである。繰り返しになるが、すべてに即対応する必要はない。
しかし、重要な連絡だけは拾う。すぐ回答できないなら、そのことを伝える。
この最低限の反応ができるかどうかで信頼度は大きく変わる。
若手のうちは、仕事に必要な専門知識の習得や自分の作業の効率化に目が向きやすい。もちろん、それらは大切である。
しかし、若手のうちから身につけておくべきなのは、優先順位を考える習慣である。頼まれた順番に処理するだけではなく、どれが先に必要なのかを自分で考えてみる。
自分で判断できないときは、早めに確認する。迷ったまま抱え込まず、方向性を合わせる。これが自然にできる若手は成長が早い。
反対に、作業は丁寧でも、報告や相談が遅い人はなかなか大きな仕事を任されにくい。
仕事は最終成果で評価されることが多いことは事実であるが、進め方、相談のタイミング、判断の速さ、周囲との関係も含めて実際には評価されるものである。
若いうちからこれらを意識して仕事の経験を積むことができれば、後には大きな力の差となってくる。
管理する立場になると、仕事ができる人の見え方は少し変わる。単に作業が早い人よりも、安心して任せられる人が重宝される。
安心して任せられる人とは、途中経過を伝え、問題があれば早めに相談し、必要な判断を取りにくる人物である。逆に、作業が速くても、状況が見えない人物は信頼できず任せにくい。
進んでいるのか、止まっているのか、困っているのか、方向性が合っているのか。それが分からないと、周囲は不安になる。仕事ができる人は、相手に余計な心配をさせない。
自分の作業を進めるだけでなく、相手が安心して結果を待てる状態を作っている。この差は非常に大きい。
本当に仕事ができる人とは、何でも一人で抱え込む人ではない。
黙って長時間集中する人でもない。
自分の作業だけを早く終わらせる人でもない。
本当に仕事ができる人とは、状況を見て、優先順位を変え、必要な人に必要な反応を返せる人である。
そして、自分の仕事だけでなく、周囲の仕事も前に進められる人である。
仕事は単なる作業の積み重ねではない。
判断・連絡・調整・確認・報告・相談の積み重ねである。
この当たり前のことを丁寧に続けられる人が、最終的に「仕事ができる人」として信頼されるのではないだろうか。
ネット上の仕事術は参考になる。
しかし、すべてをそのまま信じる必要はない。
「メールを後回しにして自分の作業に集中する」という考え方も、場面によっては有効である。
しかし、それを絶対的な正解のように考えると、周囲の状況変化に気づけない人になってしまう。
仕事ができる人は、自分の作業を進めながらも周囲の状況を読みとっている。
そして、必要なときには予定を変え、必要な相手には早く反応し、周囲の仕事を止めないように配慮している。
仕事ができる人になる近道は、派手なテクニックではない。
ここまでブログに書いた内容の繰り返しにはなるのだが、
・優先順位を考える。
・状況変化を見る。
・重要な連絡に反応する。
・相手を不安にさせない。
この当たり前の積み重ねが、周囲からの信頼につながる。
この記事を最後まで読んでいただけたのであれば、あなたにとって何が本当に大切なのか、じっくり考えてみていただきたい。